מארזי שי לראש השנה לחברות וארגונים: המדריך להזמנה מרוכזת
הזמנה מרוכזת של מארזי שי לראש השנה היא פרויקט לוגיסטי, לא רק בחירת מתנה. ככל שמספר העובדים גדל, כך משתנים הכללים: מינימום הזמנה, זמני הפקה, אופן המשלוח וצורת התשלום.
המדריך הזה מסודר לפי גודל ההזמנה, כי חברה עם 10 עובדים וחברה עם 500 עובדים מתמודדות עם בעיות שונות לגמרי.
הזמנה של 10-25 עובדים
בהיקף הזה אפשר להזמין ישירות מהאתר בלי תהליך מיוחד. השאלה המרכזית היא אם מגיעים למינימום ההזמנה של הספק שבחרתם.
- בדקו מינימום כמות או סכום אצל הספק
- בהיקף כזה מיתוג מלא לא תמיד משתלם, וברכה מודפסת מספיקה
- אפשר לרכז את המשלוח לכתובת אחת ולחסוך עלות
הזמנה של 25-100 עובדים
כאן מתחילים ההבדלים המשמעותיים בין ספקים. חלק מהספקים מתמחים בכמויות קטנות ובוטיק, ואחרים בנויים לייצור סדרתי. ההשוואה בין הספקים באתר נועדה בדיוק לזה.
- בקשו הצעה כדי לראות אפשרויות במספר טווחי תקציב
- החליטו אם המשלוח מרוכז או לכתובות פרטיות
- אם יש מיתוג, אשרו דוגמה לפני ייצור מלא
הזמנה של 100-250 עובדים
בהיקף הזה כדאי לצמצם לשתי אפשרויות מארז לכל היותר, אחרת התפעול נהיה כבד. ריבוי סוגי מארזים מייצר טעויות בשילוח ובבקרה.
- רכזו את רשימת הנמענים בקובץ אחיד עם שם, כתובת וטלפון
- החליטו מראש איך מטפלים בעובדים חדשים שנוספו אחרי סגירת הרשימה
- תאמו חלון משלוח ולא תאריך בודד
הזמנה של 250-500 עובדים ומעלה
בהיקפים האלה ההזמנה מתנהלת כמו פרויקט: איש קשר אחד מצד הארגון, לוח זמנים מוסכם ובקרה על סטטוס המשלוחים.
- ודאו שהספק מסוגל לעמוד בכמות, ולא רק במחיר
- לעיתים נכון לפצל את ההזמנה בין שני ספקים כדי לעמוד בלוח הזמנים
- הגדירו מראש מה קורה עם משלוחים חוזרים או כתובות שגויות
בהזמנות גדולות כדאי לפתוח בבקשת הצעה עסקית ולא להזמין ישירות, כדי לקבל אפשרויות מותאמות לכמות.
ספק אחד או Marketplace?
| שיקול | ספק בודד | השוואה במארזים |
|---|---|---|
| מגוון | מוגבל לקטלוג של אותו ספק | מארזים ממספר ספקים |
| תקציב | צריך להתאים למחירון אחד | אפשר להשוות טווחי מחיר |
| עמידה בכמות | תלויה בקיבולת של הספק | אפשר לפצל בין ספקים |
| זמן עבודה | פנייה נפרדת לכל ספק | הכל במקום אחד |
מיתוג, ברכות ואיסוף כתובות
מיתוג
מיתוג מלא דורש זמן הפקה ואישור דוגמה. אם לוח הזמנים לחוץ, ברכה מודפסת עם לוגו היא פשרה טובה. מארזים שניתן למתג מסומנים באתר.
ברכות
כדאי לכתוב ברכה קצרה, בשם ההנהלה, בלי ניסוחים שיווקיים. ברכה שמזכירה משהו קונקרטי מהשנה שעברה בארגון עובדת הרבה יותר טוב מנוסח כללי.
איסוף כתובות
זה השלב שהכי מעכב הזמנות. שלחו טופס אחד לכל העובדים עם דדליין ברור, ואל תאספו כתובות בהתכתבויות פרטיות. בקשו שם מלא, רחוב ומספר, דירה, עיר, מיקוד וטלפון נייד.
משלוח למספר יעדים
אם לארגון יש כמה סניפים, לרוב עדיף לשלוח משלוח מרוכז לכל סניף ולחלק במקום. משלוח לכתובות פרטיות מתאים בעיקר לעובדים היברידיים ומרוחקים.
אזורי החלוקה, ימי האספקה ותנאי המשלוח משתנים בין ספק לספק ומוצגים בעמוד הספק באתר.
קישורים שימושיים
שאלות נפוצות
מה נחשב הזמנה מרוכזת?
כל הזמנה שבה רוכשים מארזים עבור קבוצת עובדים בבת אחת. מבחינה תפעולית ההבדל מתחיל בערך מ-25 מארזים ומעלה, כשנדרשת רשימת נמענים ותיאום משלוח.
אפשר לפצל הזמנה בין כמה ספקים?
כן. זו אחת הסיבות המרכזיות להשתמש בפלטפורמה שמרכזת מספר ספקים, למשל כשספק אחד לא יכול לעמוד בכל הכמות בזמן.
איך מקבלים חשבונית לחברה?
ההזמנה מתבצעת מול הפלטפורמה, וניתן להסדיר חשבונית לחברה במסגרת ההזמנה העסקית. פרטים מדויקים מסוכמים בתהליך קבלת ההצעה.
מה קורה אם עובד לא קיבל את המארז?
יש להגדיר מראש איש קשר לטיפול בתקלות משלוח. בהזמנה עסקית זה אחד הסעיפים שכדאי לסכם לפני שמזמינים.
כמה זמן לפני החג צריך לסגור הזמנה גדולה?
ככל שההזמנה גדולה יותר וכוללת מיתוג, כך נדרש יותר זמן. זמני האספקה של כל ספק מוצגים באתר, וכדאי להתחיל את התהליך מוקדם ככל האפשר.